BizMagicから見積書を作成してメール送信をすることや、
ワークフローオプションと組み合わせて承認して押印をすることなどができます。

見積を作成するには、左メニュー[見積]をクリックします。作成した見積はPDFファイルで出力されます。

目次

 

見積の登録方法

  1. 左メニュー[見積]をクリックして[新規] をクリックします。
  2. [見積 -登録 ]画面が表示されます。 各タブ を入力、選択します。
  3. 入力が完了したら[基本タブープレビュー]をクリックして内容を確認します。確認後[登録]をクリックして完了します。

 

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基本タブの入力

基本タブは見積書の鏡部分に表示される情報や、概要情報を入力します。

基本タブボタン

見積登録時に基本タブで使用できるボタンは下記のものがあります。

[登録 ]   作成した[見積]を登録します。入 力、選択に不足がある項目がある場合、エラーが表示されます。

[作業中保存 ]作成中の見積を[作業中保存]します。 [作業中保存]は 入力、選択不足項目がある場合でも可能です。

[キャンセル ]作成中の見積を破棄して[一覧]画面に戻ります。

[削除 ]   [登録]もしくは[作業中保存]を行うと表示されるボタンです。表示中の見積を削除します。

 

出力ファイル設定(見積テンプレートの選択)

  1. [出力ファイル]項目のプルダウンから[出力テンプレート]を 選択 して[追加]ボタ ンをクリックします。
  2. 選択したテンプレート名等が表示されます。ファイル名は編集することが可能です。(最大128バイト)
  3. 見積テンプレートファイルの選択を外す場合は  をクリックします。
     をクリックすると、別タブに見積書のプレビューが PDF形式で表示されます。

 

*見積テンプレートファイルの設定、登録方法については こちら をご確認ください。
*ファイル名の生成ルールは[システム設定]で変更できます。詳細は下記をご覧ください。

その他項目の入力、選択について

基本タブで使用されている各項目は下記の通りです。

項目名 見積書への出力 内容
出力ファイル × [出力テンプレート種別]と[出力テンプレート]をプルダウンより選択して[追加]ボタンをクリックするとテンプレートが選択されます。出力ファイル名を変更することが可能です。(最大128バイト)
見積番号(必須) 見積番号は未入力時には自動採番されます。採番ルールはシステム設定で設定します。手入力する場合の文字数等は下記の通りです。
[頭文字]     最大15バイト
[未入力時自動採番]最大10桁
[枝番]      最大5桁
見積日付 新規作成時には当日の日付が入力されています。
最終提出日付 本見積を[メール]機能で送信した日付が自動入力されます。複数回送信した場合は最終送信日が表示されます。
顧客 BizMagicに登録されている顧客から検索、選択します。
顧客部署 × 選択した[顧客]に紐づいた[部署]をプルダウンより選択します。[顧客担当者]に部署が登録されている場合は、[顧客担当者]を設定すると[顧客部署]が自動設定されます。
顧客担当者 選択した[顧客]に紐づいた[顧客担当者]をプルダウンより選択します。
役職 選択した[顧客担当者]に紐づいた[役職]を自動表示します。
案件 [詳細選択]をクリックして、本見積に紐づく[案件]を選択します。
*案件オプションのご利用が必要となります
案件状態 × [案件]を選択した場合に[案件ー状態]の入力値が表示されます。
申請ステータス × 自動表示項目です。[申請]メニューで見積書の申請を行った場合、申請処理状況を[承認中][決裁中][完了]等で表示します。申請を行っていない場合は[未申請]と表示されます。*ワークフローオプションのご利用が必要となります
受注予定日 [案件]を選択した場合に[案件-受注予定日]の入力値が表示されます
受注日 [案件]を選択した場合に[案件-受注日]の入力値が表示されます
見積分類名1 × [システム設定]-[オプション設定]タブ-[見積]-[見積分類1]で設定した値をプルダウンより選択します。
見積分類名2 × [システム設定]-[オプション設定]タブ-[見積]-[見積分類2]で設定した値をプルダウンより選択します。
見積状態 × [システム設定]-[オプション設定]タブ-[見積]-[見積状態]で設定した値をプルダウンより選択します。
件名1(必須) 見積書の件名を入力します。(最大128バイト)
件名2 見積書の件名を入力します。(最大128バイト)
見積書名(必須) 見積書名を入力します。(未入力の場合は[件名1]の値を複写します)(最大128バイト)
端数処理 × [切り捨て][切り上げ][四捨五入]より選択します。
消費税計算(必須) × [合計単位][小計単位][明細単位]より選択します。
消費税(必須) × [システム設定]-[オプション設定]タブ-[見積]-[消費税]で設定した値をプルダウンより選択します。非課税の場合は右側プルダウンより[非課税]を選択します。
合計金額 [明細タブ]の入力情報を表示します。
支払い条件 最大128バイト
納品予定日 日付で設定します。
納品場所 最大128バイト
有効期限 日付で設定します。
販売店 × 顧客マスタより選択します。*案件オプションのご利用が必要となります
エンドユーザ × 顧客マスタより選択します。*案件オプションのご利用が必要となります
備考1 最大4096バイト
備考2 最大4096バイト
公開範囲 × 本見積の公開範囲を設定します。
添付資料 × 最大5ファイル
社内営業担当者 本見積の担当者をBizMagicに登録されている社員より選択します。複数名の登録が可能です。
担当者に選択された社員は、見積の変更、削除が可能です。
また、選択された社員より1名[主社内営業担当者]を選択することができます。

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明細タブの入力

見積書の明細部に表示される情報を入力します。

明細行の作成

追加ボタン をクリックすると明細行が一行追加されます。赤枠内に明細の情報を入力します。

商品名の入力

[内容]欄へ商品名を入力します。 をクリックすると商品マスタから呼び出します。

*商品マスタからの呼出し方法

  1. をクリックします。
  2. [商品]メニューが表示されます。検索条件を設定して[検索]をクリックします。
  3. 登録された商品マスタが表示されます。該当商品左の[選択]をクリックします。
  4. 見積画面に戻り、[明細]タブ-[内容][単価][備考欄]欄等に値が反映されます。

    をクリックすると商品の詳細情報が表示されます。

数量、単位の入力

数量を入力し、単位をプルダウンより選択します。

*単位のプルダウンは[システム設定]で設定します

計算列を使用して入力

  1. [数量]上のプルダウンから[計算列]を選択することができます。

    *計算列のプルダウンは[システム設定]で設定します
  2. [計算列]を選択すると、計算列行が表示されます。各数値を編集して個数を入力します。
    をクリックして商品を選択した場合は計算列プルダウンは表示されません

定価、単価の入力

定価、単価、仕切り率、原価等を入力します。

  • [仕切率]を利用した単価の入力を行う場合は、[定価]と[仕切率を入力して[%]ボタンをクリックします。
  • [単価率]を利用した単価の入力を行う場合は、[原]と[単価を入力して[%]ボタンをクリックします。
  • 原価が複数の明細から成り立つ場合は原価右アイコンをクリックして[原価単価明細]を入力することができます。

売上の手動入力(マイナス値を入力する場合)

[金額-売上]の値は[単価]から自動入力されますが、 をクリックすると手入力ができます。
値引きや任意の金額を登録する場合にはこちらから入力を行います。

備考の入力

[備考]の(なし)部分をクリックするとテキスト入力ウィンドウが表示されます。

入力して[OK]をクリックします。

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グループ名の入力

見積明細を複数グループに分けて作成する場合や、明細にタイトルを表示する場合に[グループ名]を入力します。必須入力項目ではありません。

[グループ名]を入力した場合、見積書は下記の様に出力させることができます。赤枠部分がグループ名となります。

明細タブアイコン

明細タブで使用されるアイコンは下記の通りです。

アイコン アイコン名 内容
全行再計算 すべての行を再計算して値を更新して表示します。
商品複数検索 [商品]画面に遷移して検索を行い、一覧より商品を複数選択できます。
追加 明細行を1行追加します。
複製 チェックを入れた明細行を複製します。
削除 チェックを入れた明細行を削除します。
商品検索 [商品]画面に遷移して検索を行い、一覧より商品を選択できます。
売上自由入力 売上を直接入力して変更することができます。
単価原価明細

追加原価明細

[単価原価明細]もしくは[追加原価明細]画面を表示します。

 

商品 [商品-詳細]画面を表示します。

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連番割当機能 *V4.0.14からの機能です

「連番割当ボタン」をクリックすると、チェックが入っている明細に連番を採番します。

連番が不要な項目は、チェックを外して「連番割当ボタン」をクリックすると、その項目を飛ばして採番します。

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グループタブの入力

グループの追加、削除、ブランクの追加などを行います

グループ追加

  1. [グループ追加]アイコン  をクリックします。
  2. グループ名を入力する場合はフォルダアイコンをクリックします。
  3. 明細タブが表示されます。赤枠部分にグループ名を入力します。

グループ間にスペースを追加

  1. [スペース追加]アイコン をクリックすると、スペースが追加されます。
  2. スペースはドラッグアンドドロップで移動ができます。

*出力した見積書では下記の様に表示されます。

 

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登録した見積を変更する

  1. 左メニュー[見積]をクリック、右上[検索]をクリックして登録した見積を表示します。
  2. [見積書名]をクリックします。
  3. 右上[変更]ボタンをクリックします。

[変更]は下記の場合に表示されます。

  • [見積-登録者]がログイン社員の場合
  • [見積-申請ステータス]が[未申請]の場合
  • [見積-登録者]が[社員-見積変更可能社員]の設定社員の場合
  • [見積-申請ステータス]が[完了]の場合、[変更]ボタンは表示されますが変更できる項目が[見積状態]のみとなります。

下記の場合は[変更]ボタンが表示されません

  • [見積-登録者]がログイン社員以外で、[社員-見積変更可能社員]の設定社員以外の場合
  • [見積-申請ステータス]が[承認中][決裁中][確認中]の場合
  • [作業中保存]の見積(作業中保存見積は見積書名をクリックすると登録画面が表示されます)

 

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見積をメール送信

登録した見積をBizMagicからメール送信することができます。

  1. 左メニュー[見積]をクリック、右上[検索]をクリックして登録した見積を表示します。
  2. [見積書名]をクリックします。
  3. 右上[メール送信]ボタンをクリックすると、[メール-作成]画面へ遷移します。

*見積申請を行っている場合は、[見積-申請ステータス]が[完了]の場合に[メール送信]ボタンが表示されます。
メールアカウントの設定が必要となります。

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見積を複製する

二回目以降の見積作成の場合は[複製]ボタンが便利です。

  1. 左メニュー[見積]をクリック、右上[検索]をクリックして登録した見積を表示します。
  2. [見積書名]をクリックします。
  3. 右上[複製]ボタンをクリックします。

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見積を申請する

ワークフローオプションをご利用の場合、見積の申請を行うことができます。

  1. 左メニュー[見積]をクリック、右上[検索]をクリックして登録した見積を表示します。
  2. [見積書名]をクリックします。
  3. 右上[申請]ボタンをクリックします。

*見積申請を行うためには、項目種別[見積]を含む申請フォームを作成する必要があります。

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見積を削除する

  1. 左メニュー[見積]をクリック、右上[検索]をクリックして登録した見積を表示します。
  2. [見積書名]をクリックします。
  3. 右上[削除]ボタンをクリックします。

下記の場合は[削除]ボタンが表示されません

  • [見積-申請ステータス]が[承認中][決裁中][確認中][完了]の場合
  • [見積-登録者]がログイン社員以外で、[社員-見積変更可能社員]の設定社員以外の場合

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削除した見積の復元(*V4.0.12からの機能です)

この機能は全社管理者のみ表示されます

  1. 左メニュー[見積]をクリックして 歯車アイコンをクリックします。
  2. [削除フラグ]へチェックを入れて[設定]をクリックします。
  3. 検索条件[削除フラグ]が表示されます。[削除された見積を含む]もしくは[削除された見積のみ]をクリックして[検索]をクリックします。
  4. 一覧に削除された見積がグレーで表示されます。見積書名部分をクリックします。
  5. 「この見積は削除されています」と表示されます。[復元]ボタンをクリックします。

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見積一覧の表示について

  • 各項目名をクリックすると昇順、降順の並べ替えが出来ます。
  • [見積-検索条件]画面では以下のボタンが利用出来ます。

    参照:
    はじめに-共通的な操作方法
  • 作業中保存した見積は、一覧画面に作業中保存アイコン  が表示されます。

    *作業中保存の見積は登録社員のみに表示されます。他社員は閲覧、編集することは出来ません。

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